|
|
 На первый взгляд кажется, что организация любого мероприятия, будь то пресс-конференция, форум, юбилейное торжество или корпоративный праздник, - чисто техническая работа: расставить столы и стулья, подключить микрофоны, пригласить гостей, расставить посуду и т.д. Но это лишь верхняя, видимая часть айсберга под названием event management.
За ней кроется напряженная предварительная работа event-менеджера по подготовке мероприятия, в ходе которой нужно продумать и предусмотреть все детали. Ведь за короткое время проведения мероприятия участники должны получить и проанализировать большое количество информации, обсудить важные проблемы, выработать пути их решения.
Задача организаторов - создать максимально благоприятные и комфортные условия для участников и гостей мероприятия, которые соответствовали бы интересам и настроениям целевой аудитории и способствовали бы решению поставленных задач. Профессионализм event-менеджера проявляется в том, что он хорошо знает законы управления всеми составляющими процесса организации мероприятия.
Подготовка любого мероприятия включает в себя пять этапов: - исследование,
- творческая разработка или поиск креативной идеи,
- планирование,
- координация работы,
- анализ результатов.
Предварительное исследование поможет четко понять и сформулировать цели и задачи мероприятия, определить целевую аудиторию. Креативная идея сделает его необычным, интересным, запоминающимся, с оригинальной сюжетной линией и интригой, так как любое событие должно оказывать сильное эмоциональное воздействие и впечатление на участников и вызывать позитивный отклик.
Тщательная проработка поэтапного плана мероприятия предполагает ответ на следующие важные вопросы: кого и как приглашаем, где и что делаем. В зависимости от целей и задач мероприятия его гостями и участниками могут быть представители власти и бизнеса, научного сообщества, культуры и средств массовой информации. На любом мероприятии должны присутствовать лидеры мнений, эксперты в определенной области.
В ходе подготовки особое внимание следует уделить разработке сценария мероприятия, концепции оформления, подбору места проведения, взаимодействию с рестораном выездного обслуживания (кейтеринговой компанией), организации безопасности участников, логистике. Анализ мероприятия позволит выявить его слабые и сильные стороны, определить, каких результатов удалось достичь, сделать важные выводы, которые пригодятся менеджеру в дальнейшей работе.
Поскольку организация подобных праздников предполагает целый комплекс работ, охватить который в рамках этой статьи не представляется возможным, остановимся подробнее на различных аспектах выбора и взаимодействия с кейтеринговой компанией. Ведь удачный выбор подрядчиков и грамотно построенная работа с ними являются залогом успеха мероприятия. Но сначала - несколько слов о психологических особенностях восприятия информации, которые необходимо знать каждому специалисту по организации мероприятий.
Психологические особенности восприятия информации
Науке известно, что на слух человек воспринимает только 10% информации, зрительно - не более 30%, а когда его вовлекают в действие - примерно 60%. Мероприятие позволяет задействовать все каналы, по которым человек получает и запоминает информацию: и слух, и зрение, и эмоциональное восприятие, и непосредственное участие.
Вспомните мероприятие, которое вы посетили в последнее время. Что всплывает в памяти в первую очередь? Скорее всего, место проведения мероприятия, ваши действия, оформление зала, вкусовые ощущения и в последнюю очередь цифры, факты и цитаты из выступлений спикеров. Это тоже объясняется с точки зрения науки. Дело в том, что левое (рациональное) полушарие мозга получает меньшую часть информации - только 20% информации, а правое (эмоциональное) - 80%. Поэтому в ходе организации и проведения события важно создавать благоприятное настроение у участников, воздействуя на их эмоции. Для достижения этой цели event-менеджер может использовать такие средства, как музыкальное сопровождение (фоновая музыка, фанфары, отбивки, выступление популярных артистов и т.д.), художественное оформление площадки (фитодизайн, световые эффекты, брендированные материалы) и, конечно же, кулинарные изыски.
Причем следует учитывать, что фуршет или банкет - не просто поглощение пищи и утоление чувства голода. В их неформальной обстановке налаживаются связи, приобретаются новые знакомства и завязываются дружеские отношения, даже решаются сложные вопросы. Приятная музыка, красивая обстановка, вкусная пища и хорошие напитки способствуют удовлетворению важнейшей психологической потребности человека - потребности в положительных эмоциях.
Выбор ресторана выездного обслуживания
Существует несколько способов выбрать ресторан выездного обслуживания: спросить совета у знакомого, который уже имел опыт работы с кейтеринговыми компаниями, посмотреть сайт или внимательно изучить рекламный буклет той или иной компании. Но лучше всего посетить презентацию или мероприятие, которое обслуживает кейтеринговая компания, чтобы оценить работу менеджеров и официантов, отведать изысканные блюда шеф-повара.
Одним из главных критериев оценки любого ресторана является, конечно же, спектр, предлагаемых блюд, и качество приготовления пищи. К кейтеринговым компаниям предъявляются высокие требования: повара должны уметь готовить изысканные блюда даже в стесненных условиях, официанты - искусно сервировать столы и профессионально и вежливо обслуживать гостей.
Меню для фуршета или банкета должно быть тщательно подобрано в соответствии с пожеланиями и вкусами приглашенных гостей. При этом на столе должны быть как низкокалорийные, диетические блюда, так и блюда для гурманов.
О мебели и переездах
Страницы: 1 2
|
|
|
|
|
