|
|
 Для успешного проведения мероприятия (семинара) должна быть проведена предварительная тщательная подготовка, которая включает в себя создание плана проведения мероприятия, места проведения, привлечения внимания общественности (реклама), привлечение спонсоров, создание команды единомышленников - профессионалов, которые смогут реализовать данный проект.
Основным фактором успешного проведения мероприятия (семинара) является человеческий фактор, т.е. привлечение профессионалов в той области, в которой проводится мероприятие. Это лекторы или ораторы, которые обеспечат участников мероприятия необходимыми сведениями, нужной информацией для дальнейшего успешного проведения данного мероприятия. В свою очередь, они должны быть заранее информированы о планируемом мероприятии : размере и составе аудитории, сроках подготовки и проведения, временных рамках чтения доклада, времени отведенном на возможные дебаты, наличие подручного материала ( микрофон, проектор, стендовый наглядный материал ).
План проведения мероприятия включает в себя: - Формулировка темы, определение целей и задач.
- Определение сценария мероприятия.
- Определение конкретных ораторов.
- Определение возможного количества посетителей и состава потенциальных участников мероприятия (составление списков).
- Составление бюджета мероприятия. От которого зависит основная часть и остальных элементы данного мероприятия.
Бюджет мероприятия можно увеличить, привлекая к участию спонсоров. Спонсоры могут взять на себя часть расходов по аренде помещения взамен на рекламу своего предприятия (организации) и своей продукции. Например, выставив образцы продукции или раздав их участникам мероприятия в качестве сувениров.
Сценарий мероприятия должен выглядеть как чередование работы и отдыха, т.е. аудитория для полного усвоения информации должна через каждые 2.5-3 часа иметь время для отдыха полчаса либо час.
Каждое мероприятие имеет определенную тему. Целью и задачей данного мероприятия должно быть умение и возможность раскрыть заданную тему, привлекая к этому гостей и участников мероприятия. Тема мероприятия определяет средства, используемые для привлечения аудитории.
Маркетинг мероприятия является одним из наиболее важных и сложных пунктов данного плана. От его успешности зависит успех самого мероприятия и в достижении цели, и в получении прибыли. В первую очередь необходимо привлечь компании, которым по роду деятельности близка тема данного мероприятия(разослать факсы, электронные письма). Если позволяет бюджет, для привлечения большего количества участников используют рекламу в средствах массой информации (печатные изданиях, рекламные щиты, радио и телевидение). Существуют специализированные издания, которым могут быть интересны обсуждаемые темы. С целью уведомления о предстоящем событии стоит направить в их адрес пресс-релизы.
Особое внимание следует обратить на выбор места проведения мероприятия. Оно зависит от масштабности мероприятия, числа участников, присутствия почетных гостей и тематики. Если число участников не превышает 200 человек его можно проводить в специализированных залах, в отелях, тем более, если основная аудитория состоит из приезжих, которые могут остановиться в этом же отеле. 500 и более участников потребуют проведение мероприятия в большом зале, расположенном в легко доступном месте города ( наличие метро, транспорта, подъездов), с приличным обслуживанием. Особо торжественные мероприятия с определенным статусом следует проводить в центральной части города в престижных конференц-залах, гостиницах премиум класса.Для реализации данного проекта необходима команда - люди, которые воплотят в жизнь сценарий данного мероприятия: пригласят гостей, спонсоров, займутся рекламой, найдут помещение, нужное оборудование, наконец, займутся вопросами регистрации клиентов и их обслуживанием. Важно чтобы каждый человек в точности знал свою роль и отвечал за ее выполнение. В обязанности руководителя проекта входит координация и контроль их действий.
Таким образом, планирование и организация составляет основную долю в проведении мероприятия. Рекомендуется побывать на месте проведения мероприятия за день до начала. Проверить наличие и исправность используемой техники (микрофонов, проекторов , видеосистем), наличие стендов, декораций и т.д.
Рабочая группа и персонал обслуживающий мероприятие должен в день его проведения присутствовать на месте за час - полтора до начала. Обычно, регистрация участников проводится у дверей, здесь же выдаются план мероприятия, брошюры, буклеты, именные жетоны, возможно, рекламные проспекты и подарки. Определенный штат сотрудников помогает найти участникам мероприятия, закрепленные за ними места в зале, а также в ходе мероприятия оказывает консультативные услуги; распространяют анкеты обратной связи, которые позволяют узнать мнение участников мероприятия о данном проекте, что и будет учтено в разработке новых проектов и поможет избежать очередных ошибок и возможных неудобств. В течение недели желательно разослать письма участникам мероприятия обеспечив их дополнительной информацией, запрошенной ими в анкетах.
http://reklama-region.com
|
|
|
|
|
