|
|
2. Подготовка предложения-презентации (исходя из заявленных клиентом критериев и дополнительных пожеланий).
3. Встреча с клиентом (этап представления презентации клиенту в развернутом виде, ориентировочное уточнение деталей предстоящего мероприятия).
4. При положительном ответе клиента заключается договор и начинается работа над проектом'.
Здесь тоже будут свои нюансы. Понятно, что с вашим генеральным подрядчиком вы заключите договор. И понятно, что он должен быть подробным и исчерпывающим. Но коль скоро речь у нас идет о VIP-мероприятии, то предусмотреть там придется намного больше всего, чем это делается обычно. От этого тоже будет зависеть успех вашего праздника. 'Договор должен быть не формальной бумагой, взятой по образу и подобию с первой попавшейся под руку книжки, - считает Людмила Светочева, генеральный директор компании 'Абетель' (Москва), - а полноценным, проработанным документом, адаптированным как под агентство (особенности бухгалтерии, налогообложения, объем работ, ответственность агентства и т. д.), так и под мероприятие. Расписано должно быть буквально все: где, когда, для кого, что именно за мероприятие готовится. Во время подготовки всегда ведутся активные переговоры между заказчиком (ответственное лицо) и менеджером агентства. Срочные вопросы могут обсуждаться и по телефону, и лично, и по электронной почте, но ключевые вопросы всегда должны быть подтверждены письменно'.
Есть золотое правило: вся сводная информация по проекту должна находиться у одного менеджера. Это, конечно же, не значит, что именно он один и будет делать всю работу, - это невозможно.
'За каждым нашим клиентом закреплен определенный менеджер, который всегда доступен, всегда знает все нюансы подготовки или хода мероприятия, и от скольких бы человек ни зависели событие или его подготовка, вся информация собирается именно у него', - продолжает Людмила.
Итак, в самом начале построения отношений попросите агентство закрепить за вами ведущего менеджера, который будет владеть всей информацией о проекте, чтобы не получилось, что за это отвечает Маша, за это Саша, а об этом вообще никто ничего не знает. Профессиональное агентство обязательно предоставит поминутный райдер мероприятия с ответственными лицами и контактными телефонами. Это поможет оперативно решать вопросы на площадке и избавит от неожиданностей в программе.
Действие четвертое: Сколько стоит 'высший класс'?
А вот при ответе на этот вопрос наши эксперты во мнениях разошлись. Кто-то считает, что адекватно оценить смету, что предоставило заказчику агентство, практически невозможно.
'Рынок предоставляемых услуг так велик и разнообразен, - утверждает Людмила Светочева, - что, даже запросив смету на мероприятие у разных агентств, можно получить окончательные суммы, отличающиеся в разы. И это совсем не значит, что одно агентство больше на этом заработает, а другое меньше, просто будут предложены услуги разных подрядчиков, площадки разного уровня и тому подобное'.
Очередная VIP вечеринка
Не стоит забывать о том, что цены на различные площадки или, например, услуги кейтеринговых фирм будут разительно отличаться в зависимости от статуса вашего мероприятия. VIP-события не стоит проводить в местах, где ваши высокие гости могут столкнуться с прочими посетителями, скажем, клуба или ресторана. Качественное обеспечение безопасности мероприятия тоже не может стоить дешево. Кстати, если ваши гости приедут в сопровождении собственной охраны, то позаботьтесь заранее о том, чтобы вышеуказанная охрана осмотрела площадку перед мероприятием - просто обеспечьте им доступ. Тем самым вы продемонстрируете гостю высокий уровень мероприятия.
Светлана Цыганкова согласна с коллегой в том, что смету проверить досконально удастся не всегда. Хотя некоторые шаги в этом направлении предпринять все-таки можно: 'Завышена смета или нет, можно определить самым простым способом: провести маркетинговое исследование event-рынка с целью изучения среднего уровня цен на те или иные позиции сметы. Однако, даже проведя такое исследование, заказчик не застрахован от ошибки, ибо event-рынок столь пестрый и многоликий, что выделить некую шкалу для оценки ценообразования мне видится весьма затруднительной процедурой. Такое по силам только весьма осведомленному о ценах на рынке специалисту'.
Остальные наши эксперты считают, что решить эту задачку вполне можно. Ведь вы и ваша фирма - не первый заказчик VIP-мероприятия! Есть вполне приемлемые инструменты и технологии.
Поэтому Анастасия Черноскутова настроена более оптимистично: 'Все достаточно просто и прозрачно, - считает она. - Как правило, в компаниях-заказчиках есть люди, которые из года в год выступают в качестве ответственных лиц по организации мероприятий, иногда этим занимается целый отдел (маркетинга, группа бренд-менеджеров, отдел рекламы и т.д.). И, естественно, такие сотрудники достаточно хорошо осведомлены о рынке подобного рода услуг и без труда определяют, завышена смета или нет. В данной плоскости всегда ведется долгий, но конструктивный диалог. Задача агентства - найти компромиссный вариант'.
Поскольку речь идет о VIP-празднике, у вас наверняка заложен на него достаточный бюджет. Часто спрашивают, можно ли сэкономить. Можно. Но не нужно. Потому что экономия в случае торжества для высокопоставленных участников может выйти боком и свести на нет все ваши усилия. Причем сразу по нескольким причинам.
Во-первых, это совсем не обязательно будет дешевле, так как подрядчики, постоянно работающие с агентством, часто предоставляют ему скидки, которые никогда не дадут единоразово пришедшему клиенту.
Во-вторых, как замечает Людмила Светочева, 'в случае, когда работа агентством делается 'под ключ', оно и несет ответственность за весь event в целом. Когда же мероприятие частично 'разбавлено' работой самого заказчика, агентство берет на себя ответственность только за отдельно предоставляемые услуги'.
Страницы: 1 2 3 4
|
|
|
|
|
